В 2008 году один из разработчиков продукта Adobe Acrobat заявил: «Я полагаю, что нам стоит ожидать сокращения объемов бумажной документации, однако компаниям вряд ли когда-нибудь удастся организовать полностью безбумажный документооборот». Специалисты из организации AIIM недавно подтвердили этот прогноз и в качестве доказательства предоставили результаты масштабного социологического опроса.
Согласно проведенным исследованиям, обмен документами в формате PDF по электронной почте, действительно помогает сократить количество бумажных документов, передаваемых между участниками рабочего процесса. Однако упомянутая экономия средств и ресурсов в большинстве случаев является минимальной, а зачастую просто воображаемой. Почти три четверти опрошенных ИТ-специалистов признались, что одним из первых стандартных действий с поступившим счетом в формате PDF является его отправка на принтер. После обработки распечатанного 16% пользователей выполняют его повторное сканирование и пересылают обратно в виде PDF-вложения. Что делают с полученным сканом 77% получателей? Совершенно верно, снова изготавливают его твердую копию.
Примерно 10% из 358 участников опроса под названием «Офис без бумаги: мечта или реальность?» заявили, что им приходилось по нескольку раз распечатывать один и тот же счет в формате PDF. Еще 10% утверждают, что создавали как минимум одну копию электронного документа, предназначенную для отправки в архив.
«Несмотря на то, что многие крупные компании пытаются перевести все счета и платежные документы в цифровой формат, они по-прежнему далеки от поставленной задачи, — объясняют авторы исследования. – Не более четверти респондентов могут загружать электронные документы непосредственно в корпоративные системы. Еще одной весьма распространенной практикой, предполагающей дополнительный расход бумаги, является работа с факсимильными копиями деловых бумаг, таких как контракты и письменные заявления. Эти документы распечатываются, снабжаются подписью ответственного лица и повторно загружаются в сканер или факс-машину». Забавно, что около 45% всех документов, выводимых на принтер, представляют собой не сканированные копии, а файлы, созданные в текстовом редакторе.
Участники опроса AIIM разделились на две основные группы. В первой группе оказались компании, которые не занимаются сканированием документов перед их обработкой, а во второй — те, кто это делает. Представителей обеих групп попросили подсчитать затраты на обработку. Для компаний из второй группы средняя стоимость обработки одного документа перед отправкой по почте составила 3.63 доллара. Предприятия, выбравшие сканирование тратят на каждый документ 2.83 долларов.
Организаторы исследования поделились еще одним любопытным наблюдением. Почти 30% респондентов сканируют полученную бумажную почту для архивных нужд. При этом большинство из них в будущем предполагают создавать твердые копии документа, поскольку считают такой способ хранения более надежным.
Источник информации: Софт@Mail